Tácticas cruciales y 100% efectivas para controlar la información documentada

Te han encontrado no conformidades relacionadas con la información documentada de tu Sistema de Gestión? Te han encomendado implementar un estándar ISO en tu empresa y no sabes cómo controlar eficazmente la documentación? Sientes que tu SG se está volviendo difícil de llevar por tanta información que tiene?

Si has respondido SÍ a cualquiera de estas preguntas o incluso has pensado en otras circunstancias problemáticas en el manejo y control de la información documentada, BIENVENIDO a los 5 minutos de lectura de hoy!

Partamos por conocer a qué le llamamos:

De acuerdo al estándar de Calidad ISO 9001:2015, la Información Documentada, DEBE (7.5.1) incluir la información requerida por la norma y la requerida por la organización, incluyendo información de origen externo (esta última la dejaremos para otra entrada), DEBE estar disponible y ser idónea para su uso dónde y cuándo se necesite, además de protegerse adecuadamente.

---

A partir de este punto te iré listando mis tácticas 100% efectivas pero antes es preciso que sepas que las normas ISO te indican QUÉ debes hacer mas no CÓMO lo harás, por lo tanto estas recomendaciones están basadas en mi experiencia implementando y auditando Sistemas de Gestión y por supuesto también en las buenas prácticas documentales, sin implicar que sean requisitos obligatorios, en los cuales precederé con la palabra "DEBE".

La primera táctica efectiva que usarás será:

1. LISTAR toda la información obligatoria por la norma, lo cual te recomiendo que hagas no sólo para asegurarte de cumplir con la norma, sino porque esto implica una buena lectura del estándar; pero para aligerarte el camino, aquí te adjunto este listado.

Listado de documentos ISO 9001_2015.pdf

Descargar PDF • 408KB

Una vez que tengas tu lista, realiza una correlación con toda la información ya existente en la organización y sus procesos, y así sabrás cuáles documentos debes crear. Pero OJO, para que no te confundas, solo debes documentar aquella información que vaya acompañada de la palabra "documentada", de lo contrario es información que no requiere control por parte de la norma.

Escribe lo que haces y haz lo que está escrito

Durante la lectura del estándar, te encontrarás con dos términos que anteceden el requisito de una información documentada, y estos son: CONSERVAR Y MANTENER, te has preguntado si significan lo mismo? pues te aclaro que no, cuando leas "Conservar información documentada" se está implicando la existencia de un registro para evidenciar el cumplimiento, mientras que cuando leas "Mantener información documentada" se refiere a una información estandarizada dentro del SG a través de un manual, un procedimiento, una instrucción u otro tipo de documentación. Ten presente esta aclaración para que en tu lista sepas qué tipo de documento deberás crear.

Otro requisito que debes cumplir por norma es asegurar estos puntos:

Así que las siguientes tácticas efectivas que te recomiendo para cumplir con estos requisitos son:

2. DISEÑAR un formato estándar para todos tus documentos (manuales, procedimientos, instrucciones, formularios, diagramas, etc), esto suele ser un encabezado, seguido por el contenido que llevará cada tipo de documento.

3. CODIFICAR toda la información documentada, partiendo por listar los tipos de documentos, los departamentos, áreas o procesos, una secuencia numérica y la empresa y sus sucursales; este código permitirá una identificación única y asegurará la distribución correcta, porque recuerda que debe estar disponible dónde se necesite.

4. ESTANDARIZAR en un procedimiento escrito (por supuesto siguiendo el diseño que ya habrás hecho en la táctica #2 y la codificación de la táctica #3) todos los pasos a seguir para controlar la información documentada y asegúrate de definir criterios para cada punto requerido por la norma, es decir, debes establecer criterios para distribuir, recuperar, almacenar, retirar información obsoleta, controlar los cambios (versiones), conservar y disponer la información documentada de tu SG (incluida la de origen externo), y no te olvides hacer este procedimiento acorde con las buenas prácticas documentales.

Este procedimiento puedes crearlo tomando en cuenta la pirámide documental que comúnmente se utiliza en los SG para asegurar que el mismo sea sólido, acorde y sostenible:

5. LISTAR en un maestro, toda la información documentada que incluya tu SG, para tener una relación por códigos, por procesos, por plazos de conservación, por controles de acceso, y por tipo de información. Este listado maestro, el cual puedes hacer en una tabla en excel si no tienes un software (Descarga mi listado maestro: haz clic aquí) , te permitirá tener una visión global de la robustez documental de tu SG, además hará más fácil controlar los cambios de versiones y su distribución sin olvidar que facilitará también que cada proceso conozca los documentos que le aplican dentro del SG.

6. ESTABLECER un formato para solicitud de cambios, creaciones o eliminaciones de documentos dentro del SG. De esta manera te aseguras de mantener una trazabilidad hacia cada cambio además de mantener en orden el control documental. Puedes apoyarte de un formato digital en google forms (Descarga mi formato online: haz clic aquí) o MS forms para automatizar este control y que los responsables no pierdan tiempo realizando las solicitudes, además de garantizar que no se queden en el olvido del día a día.

7. CREAR instructivos de llenado y uso en el reverso de cada documento. Esto permitirá reducir los errores con respecto al llenado, servirá de capacitación sobre el documento y garantizará la estandarización de la información.

Sabías que aprox. un 83% de empleados que trabajan con un SG han utilizado versiones incorrectas?

Un eficaz control documental reducirá este número en tu empresa y le sumará otro: obtendrás un 49% de aumento en la velocidad de creación de la información y disposición de los documentos. Puedes imaginar este beneficio traducido en dinero al año?

Ahora quiero que veas también cómo puedes controlar la información documentada siguiendo el ciclo de calidad:

Como puedes ver todo el SG y sus requisitos se pueden implementar siguiendo el ciclo de calidad para garantizar la mejora continua.

Finalmente, te listo a continuación 6 errores que debes EVITAR para controlar eficazmente la información documentada:

Lo más importante que tienes que tener en mente al controlar la información documentada, es que los controles que establezcas deben ser flexibles, prácticos, y que promuevan una base para evidenciar el cumplimiento de los requisitos, sin necesariamente mantener un nivel de burocracia ineficiente que dificulte la adecuación continua del SG y sus procesos, ya que son estos procesos los que deben impulsar la documentación.

Te interesa indagar un poco más?, te recomiendo que veas nuestro webinar sobre este tema, donde en 50 minutos te explico con mayores detalles todo lo que debes saber sobre la Gestión Documental y sus implicaciones.

Si te gusta, suscríbete a nuestro canal!

Ante cualquier ayuda que necesites para controlar la información documentada de tu empresa o proceso sólo contáctanos!, estamos aquí para hacer de la calidad nuestro diario vivir.

---

Si has llegado hasta aquí en tu lectura, muchas gracias por leerme!! y hasta el próximo martes con una nueva entrada para mejorar tus procesos... pero antes déjame saber en los comentarios: cómo lo has hecho tú? te ha quedado alguna duda? Te han encontrado alguna no conformidad con respecto a esto? y porqué no, también cuéntame sobre qué otros temas quieres que hablemos en las siguientes entradas. Te leo!