Lo que me hubiera gustado conocer antes sobre el análisis de Causa Raíz

Aún lo recuerdo como si fuera ayer, el primer día que el equipo consultor de la empresa en la que trabajaba me solicitó (como líder del proyecto de implementación de la norma ISO 9001:2008) que realizara los análisis de causa raíz para algunas no conformidades detectadas en los procesos. Era de esperarse siendo yo la responsable del SGC, sin embargo, nunca antes lo había hecho, y mucho menos sabía lo que estoy a punto de contarte.

Esto pasó hace exactamente 10 años y primera reacción fue INVESTIGAR, estando llena de preguntas (qué es esto?, cómo se hace?, quiénes participan? qué elementos debo tener?, qué plantilla debo usar? y muchas otras interrogantes) descubrí varios foros de calidad y me ayudaron en el proceso. Así que la lectura de calidad que les tengo el día de hoy es para entregarles lo que me hubiera gustado conocer antes sobre el análisis de causa raíz.

Como una imagen vale más que mil palabras, veamos esta que he preparado:

La causa raíz es ese motivo principal y de peso por el cual sucede un problema o desviación, imagínate que estás pelando una alcachofa, para llegar al corazón debes eliminar todas las hojas que la rodean, pues en esencia es lo mismo, una causa raíz es ese motivo que te queda luego de haber encontrado muchas causas triviales. Y desde ya te puedo listar algunas de las causas triviales más utilizadas en los análisis de causa raíz, para que no las utilices más!!:

• Falta de capacitación

• Sobrecarga de trabajo

• Poco tiempo disponible

• Nuevo ingreso de personal

• Desconocimiento de..

Ve más allá de lo que piensas que puede ser. Fíjate que no es coincidencia que se llame "CAUSA RAÍZ", debes llegar el fondo del problema, por lo tanto, en principio sólo vemos el problema y sus efectos y es aquí cuando aplicamos las llamadas #correcciones (en la entrada anterior te explico esta diferencia), pero para solucionar un problema de raíz, debemos encontrar su causa y aplicar #accionescorrectivas.

Lo primero que debes hacer luego de corregir el problema, será recolectar los datos y analizar esta información utilizando una o varias de las #herramientasdecalidad.

asume que es mucho más efectivo prevenir y resolver sistemáticamente los problemas subyacentes en lugar de sólo tratar los síntomas ad hoc y apagar incendios.

Cuando analizamos problemas y causas profundas, es importante adoptar un enfoque integral y holístico. Además de descubrir la causa raíz, debemos esforzarnos por proporcionar un contexto e información que resultará en una acción o una decisión. Ten en cuenta que podrían haber, y con frecuencia las hay, múltiples causas raíz.

Realizar un correcto análisis de causa raíz es importante, no porque sea un requisito de cualquier norma ISO, sino porque gracias a esto podremos lograr, entre otros beneficios:

1. Optimización de los recursos de la empresa (infraestructura, personal, inversiones)

2. Optimización del tiempo disponible

3. Soluciones eficaces para prevenir la recurrencia del problema

4. Mejora continua en los procesos

5. Fomento del trabajo en equipo

6. Impulso de la toma de decisiones basada en evidencia

7. Fomento de la cultura de calidad

8. Acciones pertinentes a la realidad del proceso

Puedes considerar estandarizar dentro de tu Sistema de Gestión, como complemento del manejo de las Acciones Correctivas, el método para analizar la causa raíz, y asegúrate de capacitar a todo el personal pertinente en las herramientas de calidad estadísticas utilizadas para este fin, que además, las podrán utilizar para la toma de decisiones en los procesos. Cómo lo haces? con un procedimiento de trabajo, un manual, formatos y plantillas designados para esto, como lo es el REPORTE A3, y aquí me detendré un poco para explicarte lo esencial.

Es una plantilla de trabajo utilizada en Lean Manufacturing, con pasos proporcionales al #ciclodecalidad (PHVA), recibe su nombre por el tamaño de la hoja en la que se plasman todos los datos y permite visualizar en esa sola hoja toda la resolución del problema, facilitando el análisis de la información y la toma de decisiones. Utilizar este tipo de reporte para la resolución de problemas en los procesos te va a ayudar a romper con el mito de que los Sistemas de Gestión = papeles y más papeles + burocracia administrativa, ya no más con esos informes de 20 páginas o presentaciones de 40 slides, que evitan que el lector preste atención y se interese. Y por supuesto, no te olvides que proporciona la evidencia necesaria para el desempeño de los procesos.

Además del reporte A3, existen otros métodos que puedes utilizar como resolución de problemas para identificar la causa raíz de un problema:

Independientemente de la metodología que utilices como resolución de problemas para identificar la causa raíz, debes asegurarte que sea EFICAZ, a través de:

• Trabajar con un equipo multidisciplinario (no es tarea de una sóla persona)

• Planear para el futuro análisis de causa raíz

• Realizar análisis de causa raíz para casos de éxito también (porque lo bueno debemos repetirlo)

Veamos cómo se integran las 3 principales metodologías de resolución de problemas con el ciclo de calidad, de forma que puedas tener una noción global de su utilización para tus procesos:

Debes tener claro llegado este punto, que sin importar la metodología que utilices para la resolución de problemas, es indiscutible la utilización de alguna de las herramientas de calidad para identificar de manera eficaz la causa raíz de un problema; no puedes "pelar la alcachofa sin estas herramientas", por lo que te invito a ver en nuestra charla técnica en qué consisten cada una de estas herramientas y cómo aplicarlas.

No te olvides que ante cualquier ayuda que necesites para analizar la causa raíz de los problemas de tu empresa o proceso sólo contáctanos!, estamos aquí para hacer de la calidad nuestro diario vivir.

Me despido por esta semana, muchas gracias por leerme!! y hasta el próximo martes con una nueva entrada para mejorar tus procesos... pero antes déjame saber en los comentarios: Sientes que estás llegando a la causa raíz en tus problemas? te ha quedado alguna duda? y porqué no, también cuéntame sobre qué otros temas quieres que hablemos en las siguientes entradas. Te leo!