5 motivos para invertir (tiempo y/o dinero) en el manejo de las Acciones Correctivas

Hola comunidad!!! ha llegado el martes y aquí les dejo la lectura de calidad del día.

Antes de empezar, quiero que te sinceres conmigo y me respondas, ¿no te sientes cansado de que los problemas continúen repitiéndose en tu trabajo?

El objetivo del contenido de hoy es romper los paradigmas sobre la gestión o manejo de las Acciones Correctivas (AC's) en los Sistemas de Gestión a través de mis 5 motivos o razones por la cual invertir tiempo o dinero en esta gestión merece la pena en nuestras organizaciones.

Esto significa que una AC implica realizar un análisis de causa raíz (utilizando cualquiera de las herramientas de calidad) para atacar las causas que están generando un problema en nuestros procesos, de manera que NO vuelva a presentarse. En otras palabras, cuando implementamos AC's dejamos de "apagar fuego" en nuestro día a día dándonos tiempo para centrarnos en las actividades que realmente agregan valor a nuestros clientes.

Debemos evitar confundir las correcciones con las AC's. Las correcciones se limitan a "parar el sangrado", es decir, son soluciones rápidas para corregir el efecto del problema, pero hacer sólo esto, da lugar a que el problema se repita una y otra vez, y cree una especie de efecto dominó negativo para los procesos.

¿Te sientes identificado como un "bombero"? pues aquí te presento los motivos de peso para que dejes de serlo y te apoyes en esta herramienta de ahora en más.

Sí, como ya te he dicho antes, utilizar AC's en los procesos de tu negocio te da una SOLUCIÓN a largo plazo, atacando las causas raíz que están provocando la NC o desviación. Imagínate lo eficiente que será tu proceso cuando ya no se sigan presentado los mismos problemas en repetidas ocasiones. Problemas que te provocan pérdida de margen, pérdida de clientes, pérdida de rentabilidad, y otros aún mayores. Esto lo puedes lograr cuando realizas un buen análisis integrando un equipo multidisciplinario y definiendo acciones en un plan de trabajo (descarga aquí mi plantilla). Además, para realizar el análisis de causa tendrás que recolectar datos de tus procesos, y obtener información, que citando a Ricardo Semler,

Ya te convenciste con este primer motivo? igual sigue leyendo para que te empoderes aún más!

Cuando tenemos un problema que se presenta una y otra vez, o que se presenta por primera vez pero con un impacto tan negativo que no podemos permitir que se repita nuevamente, entonces nuestros costos operacionales se disparan, porque tenemos paradas de producción, uso ineficiente de recursos en soluciones superficiales y a corto plazo, aumento de devoluciones y quejas de clientes, etc etc etc. Te has detenido a hacer un CÁLCULO de cuánto le cuesta a la empresa todo esto, versus el costo de una AC eficaz? te invito a realizarlo, sólo debes tomar en cuenta los costos de mano de obra del personal fijo, accidentes de trabajo, transportes, reprocesos, y utiliza una fórmula de rentabilidad, los resultados anualizados te van a sorprender.

Si un problema, NC, desviación o queja se repite varias veces, el impacto en el CLIMA LABORAL es significativo y no de buena manera. Por experiencia te puedo decir que el personal se siente desmotivado, pierde la confianza en el proceso y la empresa, el ambiente laboral se torna tenso y a la defensiva; todo esto puede mejorar con una gestión eficaz de las AC's. Así que esto va a repercutir no sólo para "calidad" sino para toda la organización, ya que los beneficios de esta gestión tienen un alcance en todos los procesos, lo que nos lleva al siguiente motivo.

Es primordial que PARTICIPE todo el personal pertinente en el manejo de las AC's. No es responsabilidad única de Calidad, todos tenemos una cuota de participación que acotar, ya sea en el análisis de las causas, en la definición de las acciones, en la asignación de los recursos, en la supervisión de la implementación del plan, en la verificación de los resultados, en el cierre de la No conformidad y en la medición del desempeño. Muchas empresas deciden crear "Círculos de Calidad" para solucionar problemas y con esto, se involucra personal de todos los niveles jerárquicos fomentando el trabajo en equipo.

No es casualidad que el capítulo que aborda las Acciones Correctivas en los normas ISO sea el último (10), ya que implica el último paso dentro del ciclo de calidad "ACTUAR". A través de las AC's el Sistema de Gestión se mantiene en actualización constante, de manera dinámica, adaptándose a la empresa y su naturaleza, les ayuda a incrementar el rendimiento de sus equipos, reducir costos, evitar errores en los procesos e impulsar acciones enfocadas a mejorar la cadena de trabajo. De esta forma, las organizaciones pueden ofrecer a sus clientes finales la mejor experiencia y servicio. Ahora observa en esta imagen cómo podemos aplicar el ciclo de mejora en el manejo de las AC's:

Ten presente que en estos momentos la mejora es aún más esencial para adecuar tu SG y tu empresa a las vicisitudes de la nueva realidad post COVID19, por lo que podríamos decir que en esta gestión de AC's nos arroja un 6to. motivo, y es ACTUALIZA tu SG!!

las cosas han cambiado y seguirán cambiando

Apoyarnos en las AC's para actualizar nuestras empresas y procesos a los cambios de la nueva realidad nos va a permitir contar con controles adecuados y pertinentes, porque sencillamente las cosas ya no son ni seguirán siendo como antes. Es hora de ACTUAR!

Estos 5 motivos (+1) son razones suficientes para utilizar las AC's como corresponde dentro de los Sistemas de Gestión, como por ejemplo cuando recibes quejas de tus clientes (internos o externos), cuando tienes inconsistencia en los resultados de los indicadores o no logras la meta, cuando tienes salidas no conformes en los procesos o maquinaria ineficiente, cuando tienes un incumplimiento a un requisito (legal, de cliente, de norma) y por supuesto, en los resultados de las auditorías (internas y externas).

Si estás interesado en conocer más sobre sobre este tema, te recomiendo nuestra charla técnica donde te explico con mayores detalles todo sobre el manejo de las AC's. No olvides suscribirte a nuestro canal!

Ante cualquier ayuda que necesites para manejar las Acciones Correctivas de tu empresa o proceso sólo contáctanos!, estamos aquí para hacer de la calidad nuestro diario vivir.

Me despido por esta semana, muchas gracias por leerme!! y hasta el próximo martes con una nueva entrada para mejorar tus procesos... pero antes déjame saber en los comentarios: Tienes algún otro motivo para invertir en las AC's? te ha quedado alguna duda? y porqué no, también cuéntame sobre qué otros temas quieres que hablemos en las siguientes entradas. Te leo!