Revoluciona la gestión de tus indicadores (KPI´S) con estas tácticas

¿Has escuchado o leído la frase

"Lo que no se mide no se controla"

Tal vez te suene a cliché pero déjame decirte que es completamente cierta. Es muy común en las pymes certificadas en algún sistema de gestión, el no prestarle la debida importancia al manejo de los indicadores claves de desempeño, utilizándolos solo para fines de auditoria o mero cumplimiento de normativas. Sin embargo, tener una gestión de indicadores en tu empresa y sus procesos te permite, entre otras cosas:

• Anticiparte a las desviaciones de los procesos

• Conocer la tendencia del proceso para la planificación

• Mejorar la eficiencia del proceso gracias al análisis de datos

• Mejorar los niveles de productividad

• Implementar acciones correctivas que ataquen la causa raíz de los problemas

Los indicadores son herramientas útiles para la planeación y la gestión en general en cualquier empresa, sin importar rubro o naturaleza. Por eso, en el día de hoy quiero proporcionarte algunas tácticas esenciales para que revoluciones la gestión de tus indicadores y le saques el provecho sustancial para tu empresa.

Primero, debes determinar qué necesita seguimiento y medición en tu empresa, qué método (cuantitativo/cualitativo) vas a utilizar para esto, con qué frecuencia harás la medición y el seguimiento, y un punto muy importante es determinar cuándo vas a analizar los resultados. Todo esto formará parte de la planificación de tus indicadores. Algunos factores que te recomiendo medir y que son mínimos para un sistema de gestión son:

1. Grado de conformidad de los productos o servicios

2. Grado de satisfacción de tus clientes

3. Nivel de eficacia de tus procesos

4. Nivel de desempeño de tus proveedores

5. Eficacia de las acciones tomadas (correctivas, riesgos, mejoras)

Lo que debes tener muy claro, es que es mejor NO MEDIR a MEDIR MAL. Así que tomate el tiempo necesario para esta planificación.

Segundo, debes utilizar la medición como herramienta para la mejora continua, (de eso se trata todo cierto?) capturando datos del desempeño de los procesos para transformarlos en información y determinar puntos de mejora. Se trata de hacer las cosas mejor para que el negocio siga siendo competitivo y pueda ofertar productos o servicios de valor para los clientes y, por tanto, generar ventas. Los indicadores forman parte de la Pirámide de la Información, si observas esta imagen, verás que son la base para lograr la inteligencia del negocio, tomando decisiones con sabiduría:

Tercero, alinea tus indicadores al Cuadro de mando integral (Balanced scorecard), es decir, evalúa tus indicadores como un conjunto para facilitar el monitoreo y seguimiento de los diferentes niveles organizacionales, esto te permitirá saber cuando la empresa esté actuando con niveles de eficacia aceptables, si en efecto, se está mejorando continuamente, si los procesos se encuentran controlados, si los proveedores cumplen con los convenios, si los empleados están motivados o si los clientes están realmente satisfechos. El BSC es la mejor herramienta para que la gerencia monitoree los indicadores y pueda tomar las decisiones. Recuerda que el BSC contempla 4 perspectivas para lograr esta visión global del desempeño de toda la empresa:

En cuarto lugar, y una de las tácticas más importantes, es definir tus indicadores acorde al método SMART. Este método también se utiliza para la definición de los objetivos, lo que permite una alineación perfecta entre objetivos e indicadores. Te lo explico, cada sigla corresponde a una característica que debe tener el indicador, lo que va a permitir que el indicador se defina de forma clara, con una métrica para cuantificar sus resultados acorde a los recursos y tiempo disponible así como al contexto en el que se está definiendo y por último, dentro del período en el que se va a completar su medición:

Finalmente, asigna responsabilidades más allá de calidad! todos los que participan en la toma de decisiones dentro de un proceso deben ser responsables de sus indicadores. Esta última táctica va a revolucionar todo el sistema, porque implicará que involucres a las personas desde el día cero, pídeles que identifiquen qué debe ser medido dentro de sus procesos acorde a la importancia para la toma de decisiones, con qué frecuencia necesitan conocer los resultados, de dónde obtendrán los datos para las mediciones, y qué harán con la información resultante. Y a medida que la gestión de indicadores vaya evolucionando, puedes asignar beneficios por resultados como forma de motivación del personal.

Si cumples estas tácticas estarás dándole un giro a tus mediciones más allá del cumplimiento por requisitos de normas. Además, quiero decirte que si tienes indicadores definidos desde hace tiempo dentro de tus procesos, es momento de actualizarlos!

No puedes afrontar los retos de hoy con las herramientas de ayer y creer que mañana seguirás en el negocio.

No me puedo despedir sin invitarte a ver en nuestra charla técnica con todos los tips para trabajar indicadores desde cero y mejorar los actuales. Solo estará disponible por poco tiempo más en nuestro canal de youtube, así que no te la puedes perder.

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Recuerda que ante cualquier ayuda que necesites para definir, medir y actualizar los indicadores de tu empresa o proceso sólo contáctanos!, estamos aquí para hacer de la calidad nuestro diario vivir.

Hasta la próxima semana con una nueva entrada para mejorar tus procesos, muchas gracias por leerme!!... pero antes déjame saber en los comentarios: Qué otras tácticas utilizas tú? te ha quedado alguna duda? y porqué no, también cuéntame sobre qué otros temas quieres que hablemos en las siguientes entradas. Te leo!