La guía definitiva para el análisis del Contexto en los Sistemas de Gestión

En esta primera entrada a mi nuevo #blog [además de estar muy emocionada por escribir sobre mi experiencia] quiero partir por la base, por el primer paso para planificar un negocio o implementar un Sistema de Gestión, y eso es el "Análisis del Contexto". Estoy segura que al leer los requisitos del capítulo 4.1 de las normas ISO (cualquier estándar con la estructura de alto nivel) tu primer pensamiento fue:

Tranquilo(a), a continuación te voy a detallar mi guía definitiva luego de varios años analizando los contextos de diferentes empresas, para que puedas hacerlo de manera eficaz pero que realmente le saques provecho.

Definamos el CONTEXTO como el entorno en el que se encuentra y funciona la empresa y ese entorno incluye factores externos (proveedores, clientes, comunidad, gobierno, etc) y factores internos (colaboradores, capacidad instalada, procesos, ventaja competitiva, etc), pero no es cualquier entorno, ni todo el entorno, debemos enfocarnos solamente en esos factores PERTINENTES para la naturaleza y el propósito de nuestros negocios. Teniendo esto claro, veamos qué pide la norma (ISO 9001) exactamente:

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4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO

La organización DEBE determinar las cuestiones INTERNAS Y EXTERNAS que son PERTINENTES para su propósito y su Dirección Estratégica, y que AFECTAN su capacidad para lograr los resultados previstos de su SGC.

La organización DEBE realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones internas y externas.

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Se habla de pertinencia porque necesitamos enfocar nuestro esfuerzo al realizar el análisis en esos factores que van a generar un impacto o se verán impactados por el Sistema de Gestión de nuestra empresa, ya sea de manera positiva como negativa.

Pero cómo haremos para identificar esos factores? Podemos utilizar varias herramientas para esto, a continuación solo te las voy a mencionar, porque cada una de ellas amerita una entrada exclusiva en el blog, pero ten pendiente que podemos usar una sola o una combinación de varias:

• PESTEL: donde definimos todos los factores correspondientes para las fuerzas políticas, económicas, sociales, tecnológicas, ambientales y legales. Va muy asociado al análisis externo.

• PEST: en este caso solo se toman en cuenta factores políticos (incluyendo las leyes), factores económicos, sociales y tecnológicos.

• FODA | DAFO: debe ser la metodología más famosa y común de todas y se basa en identificar las oportunidades y las amenazas para el análisis externo y por otro lado las fortalezas y las debilidades para el análisis interno y finalmente definir estrategias ofensivas, defensivas, adaptativas y supervivencia, según los cuadrantes correspondientes; muchos no llegan a culminar el FODA con esta matriz, solo hacen el listado de los factores, pero piensa, de qué te sirve identificar factores si no tienes un plan de acción? cero valor para tu negocio.

La mayoría de las empresas parten utilizando el FODA por pensarlo "más fácil" ya que para listar sus componentes solo se necesita una lluvia de ideas, sin embargo, al final siempre terminamos listando factores políticos, económicos, legales, tecnológicos por lo cual podríamos considerar iniciar por el PESTEL y luego clasificar estos factores en el FODA.

• 5 FUERZAS DE PORTER: posiblemente el menos popular de la lista pero no deja de ser una buena herramienta que se basa en darle valor a 5 factores: poder de negociación de los proveedores, de los clientes, rivalidad de la competencia, entrada de productos sustitutos y amenaza de nuevos entrantes.

• PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: mi herramienta predilecta porque es un mix completo de todo el direccionamiento estratégico de tu negocio, va más allá de los requisitos de la norma y por ende requiere mayor esfuerzo, pero te garantizo que una buena planificación asegurará la continuidad de tu empresa.

Sabes cuál es el desafío #1 de la mayoría de las empresas?

PENSAR A LARGO PLAZO

También se suman a este el tener una dirección, un camino por dónde ir, y te pido que pienses ahora cuántas veces has escuchado en tu empresa o en conversaciones con colegas estas frases: "no tenemos un plan, no sé realmente cuál es el objetivo que quieren" "estamos trabajando el día a día, no tenemos un foco", "cada departamento tiene sus objetivos, pero van por un lado diferente al nuestro" (¿a que te suenan muy conocidas?!). En el mundo empresarial pensar a largo plazo se traduce en una misión y visión, que nos darán las pautas para definir objetivos y luego crear estrategias para lograr esos objetivos. Recuerdas las estrategias que debes crear si utilizas un FODA? estas DEBEN estar alineadas con tu direccionamiento estratégico. Por eso el estándar ISO en este primer requisito requiere que marques, definas y trabajes en tu direccionamiento estratégico.

Veamos este mapa que he creado para que veas cómo puedes hacer la alineación de varias herramientas y tener un direccionamiento estratégico sólido que hará de tu Sistema de Gestión la mejor herramienta de trabajo a largo plazo.

Quiero aprovechar para recomendarte que escuches nuestro webinar sobre este tema en el cual te indicamos el paso a paso para poder realizar una buena planificación estratégica, incluyendo la alineación de las estrategias utilizando el BALANCED SCORECARD [y si te gusta, suscríbete a nuestro canal].

Ahora que ya sabemos qué herramientas utilizar, la siguiente pregunta es: ¿Cómo empiezo a identificar los factores?

Pues lo primero es reunir a todos los altos mandos o la alta gerencia, y realizar sesiones de trabajo donde respondan a preguntas sobre:

• En qué somos esencialmente buenos?

• Quiénes son mis competidores?

• Qué temen mis competidores de mi negocio?

• Cuál es la misión y visión de mi negocio?

• Qué nos podría poner fuera del mercado si nos descuidamos?

• Qué podría molestar a nuestros clientes?

• Cuál es nuestro nivel tecnológico?

• Por cuál canal llegará nuestro producto o servicio a nuestros clientes? y otras más interrogantes necesarias, soportados por lecturas de noticias, apoyo de los proveedores, publicaciones de las oficinas nacional de estadísticas, encuesta laboral, entre otras fuentes; Pero OJO! que hay otra herramienta llegado este punto que te va a ser de muuuucha ayuda: ¡definir tu modelo de negocios CANVAS! porque ya habrás identificado varios puntos importantes para tu cadena de valor.

No sé si lo notaste arriba en la descripción del requisito pero NO HABLA DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA !!!

solo nos piden realizar el seguimiento y la revisión de estas cuestiones ya que nuestros negocios están en un entorno dinámico, cambiante, sobre todo en estos momentos de pandemia global donde prima la incertidumbre; y esto lo podemos realizar a través de la Revisión por la Dirección (en sus intervalos planificados), pero sea cual sea el medio en el mantengamos el análisis del contexto debe permitir su actualización constante, redireccionar las estrategias plasmadas, se debe evidenciar en las auditorias y además servir de entrada para gestionar los riesgos y las oportunidades de los procesos.

Si has llegado hasta aquí en tu lectura y necesitas cualquier ayuda para analizar el contexto de tu negocio, para implementar cualquiera de las herramientas listadas anteriormente, o sientes que necesitas un diagnóstico de tus procesos, te informo que te quiero ayudar, ya sabes que me he propuesto ser útil para todos los apasionados por la calidad y quiero empoderarte en tu desarrollo profesional, por eso te invito a que nos CONTACTES SIN COSTO y tendremos una miniSesión muy informativa; estamos aquí para hacer de la calidad nuestro diario vivir.

Para más consejos prácticos y herramientas de gestión puedes seguirnos en nuestras redes sociales @qualiteconsulting.

Ahora sí me despido, muchas gracias por leerme y hasta el próximo martes con una nueva entrada para mejorar tus procesos... pero antes déjame saber en los comentarios: cómo lo has hecho tú? te ha quedado alguna duda? Te han encontrado alguna no conformidad con respecto a esto? y porqué no, también cuéntame sobre qué otros temas quieres que hablemos en las siguientes entradas. Te leo!